Belangrijke aandachtspunten bij ondernemen in het buitenland

Oplichters in het buitenland

De angst voor fraude en bedrog bij buitenlandse bedrijven houdt veel Nederlandse ondernemers tegen om internationaal zaken te doen. Deze angst is niet geheel onterecht. Gelukkig beperkt een goede voorbereiding de kans op fraude en bedrog. Zo hebben de meeste landen bijvoorbeeld een corruptiewetgeving waar je beroep op kunt doen.

De meeste landen beschikken over een handelsregister. In het Handelsregister kun je inzien wanneer een bedrijf is opgericht, wie de bestuurders en aandeelhouders zijn en kan je jaarrekeningen downloaden. Stel, het bedrijf meent op de website al jaren actief te zijn, maar in het Handelsregister staat dat deze pas een paar maanden geleden is opgericht. Dan gaan er natuurlijk alarmbellen af. Hetzelfde geldt voor een bedrijf wat opvallend veel schulden blijkt te hebben. In dat geval is het slim om een directe betaling bij jouw dienstverlening te eisen. 

Een bedrijf controleren bij een handelsregister is altijd verstandig. Je weet dan op zijn minst of het betreffende bedrijf wettelijk bestaat. Hier vind je het overzicht van handelsregisters in en buiten Europa. Let op, want een controle van het Handelsregister is een goede start, maar beslist niet waterdicht. In sommige situaties is extra onderzoek nodig.

De Nederlandse ambassade biedt ook handvatten tegen misleiding. Je kunt bij de economische afdeling navragen of een bedrijf waarmee je zaken doet überhaupt bestaat. Sommige ambassades voeren uit voorzorg namelijk company checks uit. Dit geldt onder andere voor Rusland en China. Op deze website vind je meer informatie.

Tip: analyseer de online kanalen van de bedrijven (sociale media, website). Zien de kanalen er professioneel uit? Op de website is het belangrijk om te kijken naar de contactgegevens. Alleen de vermelding van een postbusadres of een mobiel telefoonnummer in plaats van een vestigingsadres en vast telefoonnummer is een dubieuze zaak. Dit soort situaties vragen om extra oplettendheid. Controleer bijvoorbeeld het adres op Google Maps met behulp van Google StreetView. Dat kan verrassende resultaten opleveren.

Geld overmaken naar het buitenland (of ontvangen)

Als je buitenlandse klanten of leveranciers hebt, dan krijg je ook te maken internationale geldstromen. Het is belangrijk om uit te zoeken hoe je precies geld kunt overmaken naar een buitenlandse bank. Wanneer de gegevens in je betaalopdracht onvolledig of onjuist zijn, kan de buitenlandse bank jouw opdracht weigeren en terugsturen. Het is mogelijk dat dit gebeurt met aftrek van kosten. Je ontvangt dan niet het volledige bedrag terug dat je hebt overgemaakt.

Alle Nederlandse banken maken gebruik van IBAN rekeningen. Vanaf een IBAN rekening kun je kosteloos geld overmaken naar andere IBAN rekeningen. IBAN staat voor International Bank Account Number. De structuur van het IBAN wisselt per land. Een IBAN-nummer uit het buitenland kan er dus anders uitzien dan je gewend bent. Een Belgisch IBAN-nummer ziet er bijvoorbeeld zo uit “BE71096123456769” en een Frans nummer “FR7630006000011234567890189”.

Als je geld wilt overmaken naar een rekening buiten SEPA (eurozone), heb je naast het IBAN ook de BIC van die bank nodig. Vraag aan de ontvanger wat de BIC is. Weet de ontvanger het niet? Dan kun je bijvoorbeeld de BIC zoekmodule van SWIFT gebruiken.

Niet overal ter wereld wordt IBAN gebruikt om geld over te maken. Geld overmaken naar de Verenigde Staten (USA) gebeurt bijvoorbeeld zonder IBAN, maar met een rekeningnummer en een bankcode (Fedwire). En soms gebruiken landen buiten de SEPA-zone een IBAN structuur, zoals Turkije en Israël. Voor betalingen naar landen waar IBAN niet volledig is ingevoerd, is het opgeven van de BIC verplicht.

Geld overmaken in een andere valuta

Als je een betaling doet naar een bedrijf of een persoon buiten de EU, dan gaat het om een wereldbetaling. Voor een wereldbetaling brengt de bank kosten in rekening. Hoeveel deze kosten zijn, is afhankelijk van de bank waarbij je bankiert. Zoek daarom vooraf uit hoeveel jouw bank hiervoor in rekening brengt. Daarnaast is het belangrijk om met leveranciers duidelijke afspraken te maken over deze kosten. Over het algemeen kan je handelen volgens drie opties: 

Shared Cost (SHA): de kosten voor de internationale betaling worden gedeeld. Jij betaalt de kosten van je eigen bank. De ontvanger betaalt de kosten van zijn bank.

Our Cost (OUR): Jij betaalt alle kosten voor de internationale betaling. Je betaalt zowel de kosten van je eigen bank als de kosten van de ontvanger.

Beneficiary Cost (BEN): De ontvanger betaalt alle kosten voor de internationale betaling. De ontvanger betaalt zowel zijn eigen kosten als jouw kosten. 

Daarnaast krijg je te maken met de wisselkoers. Als er een sterk fluctuerende wisselkoers is, spreek dan met een leverancier vooraf een wisselkoers af. Stel, je plaatst nu een order en de betaling volgt pas twee maanden later, dan kan deze aankoop door de wisselkoers duurder of goedkoper uitvallen.

Belasting betalen in het buitenland

Ook in het buitenland ontkom je niet aan belasting betalen. Je krijgt bij internationale zaken te maken met de internationale btw-regels. Welke regels er exact gelden, verschilt per land. Laat je daarom altijd goed adviseren over de geldende wet- en regelgeving (inclusief belastingen) van het land waarmee je zaken gaat doen. Als je onbewust de lokale wetgeving overtreedt, kan dit je duur komen te staan. Informeer altijd naar eventuele afwijkende belastingregels. Denk hierbij bijvoorbeeld aan de regels rondom btw voor e-commerce bedrijven sinds 2021.

Verleggingsregeling voor internationale ondernemers

De verleggingsregeling kan gelden als je diensten levert aan of afneemt van ondernemers uit andere EU-landen. De verleggingsregeling kan ook gelden als je diensten afneemt van ondernemers uit niet-EU-landen. Vaak geldt: de dienst is belast in het land van de afnemer. De afnemer berekent zelf de btw en betaalt dit in zijn eigen land. We noemen dit intracommunautaire prestaties. Bij een intracommunautaire prestatie vermeld je op de factuur ‘btw verlegd’.