Handleidingen
Spring naar een categorie
Voordat je overstapt
Zodra je besluit om over te stappen van accountant, dan ben je juridisch de enige persoon die de overeenkomst met je voorgaande accountant kunt ontbinden, omdat jij de overeenkomst bent aangegaan. Let erop dat ik, afhankelijk van het type opdracht dat je aan mij toekent, wettelijk verplicht ben om je voorgaande accountant (schriftelijk) te vragen of er bezwaren zijn om jou als klant te accepteren. Hierbij kan je bijvoorbeeld denken aan integriteitskwesties. Wanneer dit het geval is, zal ik je vragen om de contactgegevens van je voorgaande accountant met mij te delen. Verder ben je zelf verantwoordelijk om met je voorgaande accountant de invulling van je bewaarplicht te bespreken. Tot slot zal ik je een lijst toesturen met informatie die ik nodig heb om jouw administratie in te richten. Deze ontvang je zodra je de opdrachtbrief getekend hebt.
Vraag je vorige accountant altijd om een nadrukkelijke (schriftelijke) bevestiging dat er voldaan is aan alle verplichtingen en dat jouw administratie up-to-date is.
Daarnaast raad ik aan om zelf een aantal aanvullende checks te doen:
- In MijnBelastingdienst is te zien dat de meest recente belastingaangiften ingediend zijn, zoals de omzet-, inkomsten- en vennootschapsbelasting.
- Mijn banksaldo sluit per overstapdatum aan met het banksaldo dat uit mijn administratie volgt.
- Mijn kasgelden sluiten per overstapdatum aan met het saldo van mijn kasgeld dat uit mijn administratie volgt.
- In de openstaande postenlijst van “Debiteuren”, “Crediteuren” en “Voorraden” mis ik niets. Ook zitten hier geen zaken in die reeds afbetaald of verkocht zijn.
- Alle posten in mijn administratie zijn voor mij bekend en er zitten geen onduidelijkheden tussen.
Jouw onboarding
Als klant van Apollo Finance kun je, tijdens kantooruren, gratis met mij bellen en jouw vragen voorleggen. Voorwaarde is wel dat ik aan de telefoon direct antwoord kan geven en daarbij dus niet in je administratie, (belasting)wetten en andere stukken hoef te kijken. In de praktijk betekent dit vaak dat je me gratis kunt bellen voor eenvoudigere vragen met betrekking tot je administratie en belastingen. Voorbeelden van vragen die onder het gratis contact vallen: – Ik heb een product te weinig verstuurd, hoe moet ik omgaan met creditnota’s? – Wat betekent dit bedrag in mijn balans en resultatenrekening? – Ik heb recentelijk iets gekocht waarvoor ik geen factuur heb en/of dit vanaf mijn privé bankrekening betaald heb. Wat moet ik hiervoor uploaden in de app?
In de meeste gevallen werk ik met het boekhoudsysteem Exact Online. Om jou realtime inzicht te geven in jouw financiën krijg je toegang tot dit systeem en de Exact Online-app. Je account en je cockpit met financiële inzichten heet “MijnApolloFinance”.
Benieuwd wat MijnApolloFinance jou biedt? Bekijk dan de onderstaande video en brochure.
Als je inlogt in Exact Online via een desktop of laptop, dan kom je in jouw cockpit waar je in één oogopslag veel informatie ziet over jouw administratie. De volgende financiële inzichten kun je in jouw cockpit bekijken:
Via de Exact Online-app heb je ook toegang tot je MijnApolloFinance-account. De cockpit via de mobiele app ziet er wel anders uit en is minder uitgebreid dan wanneer je je cockpit via een desktop of laptop bekijkt.
De schuingedrukte teksten zijn de stappen die je moet doorlopen of knoppen die je kunt aanklikken.
- Je ontvangt van mij een e-mail met een link om je e-mailadres te bevestigen. Klik op Bevestig.
- Vervolgens ontvang je een tweede e-mail om je wachtwoord in te stellen.
- Volg vervolgens de stappen in Exact Online.
- Download de Google Authenticator app op je mobiele telefoon. Open de app: Kies voor het menu / Hoe werkt het / Uitleg lezen of overslaan / Kies voor streepjescode scannen en scan de verificatiecode van Exact Online op het scherm / Volg de stappen verder in Exact Online.
Vervolgens kun je altijd inloggen op de computer via:
Exact online
De volgende stappen moet je eenmalig doorlopen. De schuingedrukte teksten zijn de stappen die je moet doorlopen of knoppen die je kunt aanklikken.
- Download de Exact Online-app via de Apple App Store of Google Play Store.
- Open de Exact Online-app: Uitleg lezen of overslaan / Nederland / Accepteren / Vul je gebruikersnaam/e-mailadres en je wachtwoord in / Vul de code in die binnenkomt op de Google Authenticator app. Deze kun je kopiëren en plakken in Exact Online.
- Indien je geen code hoeft in te voeren voor het openen van je telefoon, raad ik je aan om een pincode in te stellen op de Exact Online-app. Open de Exact Online-app: Klik op de drie puntjes rechtsboven / Instellingen / Overige: Pincode activeren / Doorloop de stappen die de app aangeeft.
Vervolgens kun je de Exact Online-app altijd openen en heb je inzicht in jouw administratie.
Ja, dit raad ik zeker aan. Via de Exact Online-app communiceer ik namelijk regelmatig met je. Bijvoorbeeld als er een factuur ontbreekt. Het is daarom handig om je telefoon zo in te stellen dat je ook meldingen vanuit de app krijgt, zodra ik je een bericht of documentverzoek stuur. De volgende stappen moet je eenmalig doorlopen. De schuingedrukte teksten zijn de stappen die je moet doorlopen of knoppen die je kunt aanklikken.
- Android: Ga naar Instellingen / Apps / Exact Online-app / Meldingen om de notificaties naar wens in te stellen.
- iPhone: Ga naar Instellingen / Berichtgeving / Exact Online-app om de notificaties naar wens in te stellen.
- WindowsPhone: Ga naar Start / Instellingen / Systeem / Klik in het linker paneel op: Meldingen en acties / Scroll in het rechter paneel naar de header: Meldingen van deze apps weergeven om de notificaties naar wens in te stellen.
Wees gerust, je zal niet gedurende de dag meerdere meldingen vanuit de app ontvangen. Berichten en documentverzoeken worden door de Exact Online-app één keer per werkdag verstuurd naar je telefoon. Op vrijdag verstuurt Exact Online alle nog openstaande verzoeken in een e-mail.
Gedurende onze samenwerking
De gratis overstapservice omvat het kosteloos begeleiden in hoe je jouw overstap kunt regelen met je voorgaande accountant. Ik heb hier een begeleidende rol in, terwijl jij zelf de overstap regelt. Ik kan je helpen met onder andere:
- De opzeggingsbrief die je naar jouw voorgaande accountant kunt toesturen.
- De tekst die je kunt sturen voor het opvragen van informatie die nodig is om je administratie over te zetten.
Ook het opzetten en inrichten van je administratie in mijn systeem en app vindt kosteloos plaats en valt onder de gratis overstapservice.
Benieuwd naar welke acties er van jou benodigd zijn bij het regelen van de overstap naar Apollo Finance? Klik dan hier (@vince mauer link naar de desbetreffende handleiding opnemen)
Let op: de overstapservice is gratis bij een minimale abonnementsperiode van 12 maanden. Indien je je abonnement eerder opzegt, dan zijn hier kosten aan verbonden (@vince mauer: link opnemen naar vraag verderop)
Ik raad je aan om facturen regelmatig te uploaden, bijvoorbeeld eenmaal per week. Op die manier kan ik jouw administratie up-to-date houden en geeft jouw cockpit actueel inzicht in je financiën. Hierdoor weet jij wat er op korte termijn financieel speelt. Een ander bijkomend voordeel is dat bij betalingen waar ik geen onderliggende factuur voor heb ontvangen, dit snel aan je kan terugkoppelen. Dit bespaart jou tijd in het uitzoeken van welke onderliggende factuur je daarvoor moet aanleveren.
Apollo Finance werkt volledig digitaal. Daarom kun je al je facturen en bonnen digitaal uploaden via de app of e-mailen naar je persoonlijke digitale brievenbus, welke je van mij ontvangt tijdens de onboarding.
Wil je weten hoe je dit precies kunt doen in de app of via de digitale brievenbus? Klik dan hier
Overboekingen van je zakelijke naar je privé bankrekeningen moeten zorgvuldig geadministreerd worden. Ik raad daarom aan om op een vaste dag per week of maand geld over te boeken.
Let op: voorkom dat je facturen en bonnen voor privé uitgaven betaalt met je zakelijke pas en andersom. Dit kan leiden tot discussies met de Belastingdienst.
Voor het efficiënt verwerken van de administratie verzoek ik je de volgende vaste omschrijvingen mee te geven aan de overboekingen op de bank:
- Salaris: Salaris [naam] [maand]
- Loonbelasting: Loonbelasting [maand]
- BTW: BTW-aangifte [maand] –
- Opname privé: Privé opname
- Storting privé: Privé storting –
- Facturen (bij handmatige betaling): [naam leverancier] en [factuurnummer]
Specifieke acties in Exact Online
Zodra je langer onderneemt of jouw administratie uit meer dan 100 facturen bestaat, worden jouw financiën ook complexer. Aangezien ik een kwaliteitsgarantie biedt bij elk van mijn pakketten, is het raadzaam om in dit geval je administratie volledig uit te besteden. Bijvoorbeeld door middel van het “rust”-pakket.
Je kunt je facturen en kassabonnen op drie manieren aanleveren. De schuingedrukte teksten zijn de stappen die je moet doorlopen of knoppen die je kunt aanklikken.
- Uploaden via de Exact Online-app Via de app kun je foto’s maken van kassabonnen en papieren facturen. Open de app / Druk op de knop met het bonnetje (Uitgaven) / Druk op de + / Selecteer of maak een foto / OK / Volgende / Voeg indien gewenst een onderwerp toe (is niet verplicht) / Volgende
- Uploaden via internet Je kunt ook alle digitale facturen en kassabonnen uploaden via de webbrowser op je laptop of desktop: Inloggen Exact Online / Inkoop / Uploaden / Sleep alle bijlagen naar het veld of selecteer deze via bladeren / OK
- Doorsturen digitale facturen en kassabonnen Tijdens de onboarding ontvang je van mij twee unieke digitale brievenbussen. Dit zijn twee persoonlijke e-mailadressen waar je inkoop- en verkoopfacturen naar toe kunt mailen. In de e-mail waarin ik jouw digitale brievenbussen stuur, zie je welk e-mailadres ik heb ingesteld als “veilig”. Facturen die je naar je digitale brievenbussen stuurt vanuit andere e-mailadressen worden niet ingelezen door het systeem. Mocht je een e-mailadres willen toevoegen aan deze lijst, laat het mij dan weten.
Meer weten over het aanleveren van facturen en kassabonnen? Bekijk deze video:
Voor het uploaden van facturen en kassabonnen wil ik je een aantal tips meegeven:
- Voor een goede verwerking van je administratie is het belangrijk dat alle inkoop-en verkoopfacturen naar het juiste digitale brievenbus worden verstuurd.
- Facturen die je uploadt moeten een van de volgende bestandsformaten hebben: pdf, jpeg, UBL of gif.
- Bij het versturen van facturen naar je digitale brievenbus dient elke factuur een apart bestand te zijn. Meerdere facturen in één pdf-bestand worden niet herkend door het systeem. Heb je een factuur die uit meerdere pagina’s bestaat? Dan is het geen probleem dat alle pagina’s in één pdf-bestand zijn opgenomen.
- Het is aan te raden om de verkoopfacturen die je verstuurt naar klanten meteen te uploaden. Dit kan bijvoorbeeld door je digitale brievenbus voor verkoopfacturen in bcc op te nemen, wanneer je een factuur per e-mail naar een klant verstuurt.
Via de Exact Online-app kun je vragen stellen over je administratie. Ook zal ik, waar nodig, documentverzoeken indienen mochten facturen of kassabonnen ontbreken. De schuingedrukte teksten zijn de stappen die je moet doorlopen of knoppen die je kunt aanklikken.
- Open de Exact Online-app / Klik op Mijn taken / Klik op + / Stel je vraag en klik op Verzenden. Ik ontvang een melding over jouw bericht en zal hier zo snel mogelijk op terugkomen.
- Ik kan jou ook een bericht sturen via MijnApolloFinance. Als dit gebeurt, kun je zowel via de Exact Online-app als via jouw cockpit in een webbrowser op reageren.
- Exact Online-app: Open de app / Je ziet een notificatie bij Mijn taken / Klik op Mijn taken om de openstaande acties te zien en reageer.
- Laptop of desktop: Log in via de webbrowser / Je ziet een rood vierkantje met een nummer erin naast de Activiteiten / Klik op Activiteiten om de pagina Overzicht | Activiteiten te openen.
Wil je meer weten hoe je met mij kunt communiceren via MijnApolloFinance? Bekijk dan de video:
In principe is het uitgangspunt dat een automatische koppeling wordt ingesteld tussen jouw bankrekening en Exact Online. In uitzonderlijke gevallen, waarin dit niet mogelijk is, zal je regelmatig jouw bankafschriften handmatig in Exact Online moeten importeren. Dit kun je doen door eerst een export te maken van je bankafschriften, via de website van je bank. Let erop dat je export in MT940-extensie is. Vervolgens kun je deze bankafschriften handmatig uploaden via MijnApolloFinance, nadat je bent ingelogd via desktop of laptop. De bankafschriften kun je daarna uploaden via tabblad Bank, in je cockpit, en dan op “Upload” te klikken.
Op het tabblad Aangiften, in je cockpit, kun je de aangiften bekijken die ik heb aangemaakt. Je kunt ook de details van je btw-aangiften bekijken om na te gaan hoeveel btw je hebt betaald. In dit overzicht zie je ook of ik aangiften voor je heb voorbereid die je nog moet goedkeuren.
Indien ik meerdere administraties voor je voer, dan kun je je verschillende cockpits via de volgende acties bekijken. De schuingedrukte teksten zijn de stappen die je moet doorlopen of knoppen die je kunt aanklikken.
- Via internet: Klik op de administratienaam links bovenin / Klik op het vergrootglas / Selecteer de gewenste administratie
- Via de Exact Online-app: Klik op administraties / Selecteer de gewenste administratie
KvK: 81716974
IBAN: NL88INGB0006935585
BTW-nummer: NL003599692B69
Mr. Treublaan 7, 1097 DP Amsterdam
